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Process Mining: cos'è e come lo usiamo per migliorare i processi

Process Mining

Che cos'è il Process Mining

Il Process Mining ricostruisce come funzionano davvero i processi aziendali partendo dai dati che i sistemi registrano già: ogni ordine, pratica o fattura lascia nei sistemi ERP, CRM e documentali una traccia di eventi con data e ora. Messi in fila, questi eventi mostrano il percorso reale del processo, con le varianti, i ritardi e i passaggi che si ripetono.

È il punto di partenza che usiamo prima di automatizzare: capire dove si perde tempo e perché, e solo dopo scegliere se intervenire con RPA, agenti AI o una revisione del processo.

Mappa reale del processo

Mappa reale del processo

Rappresenta il flusso così come avviene, non come è disegnato nelle procedure, e mostra dove si accumulano le attese.

Analisi basata sui dati

Analisi basata sui dati

Trasforma i log dei sistemi in indicatori misurabili (tempi, volumi, varianti), invece di stime e interviste.

Inefficienze e varianti

Inefficienze e varianti

Evidenzia rilavorazioni, passaggi ridondanti e percorsi anomali, e quanto pesano.

Base per l'automazione

Base per l'automazione

Indica quali attività conviene automatizzare con RPA o agenti AI, e permette di misurare l'effetto dopo l'intervento.

Tipi di Process Mining

Il Process Mining si usa in tre modi, spesso combinati nello stesso progetto.

Discovery

Ricostruisce il modello del processo dai dati, senza bisogno di un disegno di partenza. Serve a vedere come il lavoro scorre davvero.

Conformance checking

Confronta il processo reale con quello previsto (procedure, regole, normative) e mostra dove e quanto spesso se ne discosta. Utile per audit e compliance.

Enhancement e monitoraggio

Arricchisce il modello con tempi, costi e risorse e lo tiene aggiornato nel tempo, così si vede l'effetto dei cambiamenti.

Gli strumenti più recenti lavorano anche in modo object-centric: seguono insieme più oggetti collegati, per esempio ordine, consegna e fattura, invece di un solo identificativo per volta.

Process Mining e Task Mining: differenze e quando usarli

Il Process Mining guarda il processo dall'alto, a partire dai dati dei sistemi. Il Task Mining guarda da vicino quello che le persone fanno sul proprio computer per completare un'attività: clic, applicazioni usate, copia e incolla tra sistemi.

Process MiningTask Mining
Da dove prende i datiLog dei sistemi aziendali (ERP, CRM, documentali)Interazioni degli utenti sul desktop
Livello di dettaglioL'intero processo, dall'inizio alla fineLa singola attività, passo per passo
Cosa fa emergereColli di bottiglia, varianti, tempi di attraversamentoAttività ripetitive, passaggi manuali tra applicazioni
Quando usarloPer capire dove intervenire nel processoPer capire come automatizzare un'attività

Si usano meglio insieme: il Process Mining indica dove si perde tempo, il Task Mining spiega cosa succede in quel punto e se conviene automatizzarlo.

Quali sono i vantaggi del Process Mining?

Riduzione dei costi

Eliminando rilavorazioni e passaggi inutili si riducono i costi operativi.

Migliore esperienza per i clienti

Si individuano i punti del processo che rallentano le risposte ai clienti.

Conformità e controllo

Si vede quanto il processo reale rispetta procedure e normative, con dati verificabili.

Efficienza operativa

Meno attese, errori e duplicazioni, e più volumi gestiti con le stesse persone.

Ambiti di applicazione

Supply chain

Supply chain

Mostra dove si accumulano i ritardi nelle consegne e come scorre il flusso delle merci.

Processi finanziari

Processi finanziari

Mostra dove si fermano riconciliazioni, approvazioni e pagamenti nei sistemi ERP, e quanto costano i ritardi.

HR

HR

Misura i tempi dei flussi di approvazione e delle pratiche, per esempio nell'onboarding dei dipendenti.

Produzione

Produzione

Analizza i tempi di ciclo per trovare i ritardi nelle linee e ridurre scarti e fermi.

Un caso in banca: la chiusura dei conti correnti

In una banca italiana il Process Mining, insieme a un nuovo flusso di lavoro, ha ridisegnato la gestione delle richieste di chiusura dei conti correnti. L'analisi ha mostrato dove le pratiche si fermavano e quali passaggi si potevano eliminare o automatizzare.

60.000

richieste di chiusura l'anno

-85%

costi di back office

-30%

lead time

Le piattaforme che usiamo

IBM Process MiningUiPath

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F.A.Q.

Cos’è il Process Mining?

È una tecnica che ricostruisce i processi aziendali reali a partire dai dati registrati dai sistemi informativi, per trovare ritardi, varianti e inefficienze.

Quali dati sono necessari per il Process Mining?

I dati dei log di eventi generati dai sistemi aziendali, come ERP e CRM, sono fondamentali per implementare il Process Mining.

Quali sono i tipi di Process Mining?

Discovery (ricostruire il processo dai dati), conformance checking (confrontarlo con quello previsto) ed enhancement (arricchirlo con tempi e costi e monitorarlo nel tempo).

Che differenza c'è tra Process Mining e Task Mining?

Il Process Mining analizza l'intero processo dai log dei sistemi; il Task Mining analizza le singole attività dalle interazioni degli utenti sul desktop. Si usano insieme.

Come si integra il Process Mining con altre tecnologie?

Si combina efficacemente con strumenti di RPA, machine learning e business analytics per amplificare i benefici e automatizzare i flussi di lavoro.

Perché è utile il Process Mining?

Permette di ridurre i costi, migliorare l’efficienza, garantire la conformità e supportare decisioni strategiche basate su dati concreti.

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